Freitag, 1. März 2013

Eine effiziente Organisation des Büros


In vielen deutschen Büros werden tagtäglich rund 20 Prozent der Arbeitszeit zum Beispiel mit der zeitraubenden Suche nach den gerade benötigten Unterlagen vertan. Dies bedeutet nicht nur eine Menge Zeitverlust bei entsprechenden Kosten. Es ist auch latent frustrierend, ständig die Papierstapel von A nach B zu sortieren, ohne ihrer letztlich wirklich Herr zu werden. Dabei ließe sich ohne großen Aufwand dem Chaos von heute auf morgen ein für alle Mal Einhalt gebieten.

Hier hilft nur eine Radikalkur: Alles runter vom Schreibtisch, bis auf die notwendigen Arbeitsgeräte wie PC und Telefon. Und dann kann ein Strukturierungsprozess beginnen, der innerhalb kürzester Zeit wahre Wunder bewirkt. Nie wieder suchen müssen, sondern alles ruckzuck zur Hand, eine Archivierung, in der sich jeder zurechtfindet. Und vor allem: Ein Arbeiten, bei dem man wieder mehr Freude hat. Denn morgens an einen leeren Schreibtisch zu kommen macht eindeutig mehr Freude, als das Chaos des Vortages vorzufinden.

Doch bevor es so weit ist, bedarf es noch einiger Vorarbeiten. Zunächst muss eine durchdachte Ablage installiert werden. Bewährt hat sich hierfür ein System aus mehreren Ablagefächern übereinander für z.B. Eingang, Ausgang, Papier, Nachschlagen.

Neben dem Installieren der Ablagefächer hat sich auch die Arbeit mit einer Monats- und einer Jahresmappe vielfach bewährt. So wird in das geordnete Büro auch gleich ein einfach strukturiertes Zeitmanagement integriert, was dabei hilft, Terminangelegenheiten pünktlich zu erledigen.

Nachdem auf dem Schreibtisch nur noch das für die Büroarbeit wirklich Notwendige bereitsteht, beginnt der Teil der Chaosbeseitigung, der den meisten Menschen die größten Schwierigkeiten bereitet: Das Sichten, Sortieren und vor allem Entmüllen der Unterlagen, die sich angesammelt haben. Denn jetzt ist es an der Zeit, alles zu entsorgen, was nicht wirklich gebraucht wird. Und das ist in aller Regel eine ganze Menge.

Sinnvoll ist es, Ordner in mehreren verschiedenen Farben anzulegen. Sie signalisieren jeweils einen spezifischen Oberbegriff wie zum Beispiel Vertrieb oder Verwaltung. Alle Ordner werden nach der gleichen Systematik beschriftet. Gleiches gilt selbstverständlich auch für die virtuelle Archivierung im PC. Auch dort sollte die neue Bürostruktur umgesetzt werden.

Aufgrund unserer langjährigen Praxiserfahrung wissen wir, dass dieser gesamte Prozess für die, die ihn bewerkstelligen, ein durchaus schwieriger ist. Doch die Mühen lohnen sich. Denn bereits nach rund einem Tag, so lange dauert es im Durchschnitt, bis ein Büroarbeitsplatz neu strukturiert ist, lassen sich die Früchte ernten: Der Tag beginnt an einem aufgeräumten Schreibtisch. Sämtliche Unterlagen sind wohlsortiert.

Gerne helfen wir Ihnen bei der Umsetzung.

Nähere Informationen erhalten Sie unter www.sysbo.org

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