Mittwoch, 24. Oktober 2012

Struktur ins Unternehmen bringen - Prozesslandkarte erstellen

Viele Unternehmen kommen irgendwann an den Punkt, dass Prozesse bzw. Arbeitsabläufe strukturiert, optimiert und effizienter gestaltet werden müssen.

Doch bevor man sich da an die eigentliche Detailarbeit macht und diese verändert, bietet es sich an, im ersten Schritt eine Prozesslandschaft bzw. Prozesslandkarte zu erstellen. Dabei handelt es sich um die grafische Darstellung der im Unternehmen existierenden Prozesse (weitere Informationen zu einer Prozesslandkarte bzw. Prozesslandschaft finden Sie hier).

Dabei ist nicht nur wichtig, diese Prozesse aufzuführen, sondern auch die Wechselwirkungen und Abhängigkeiten der einzelnen Prozesse festzustellen und zu dokumentieren. Dies hilft erstens dabei, festzustellen welche Prozesse überhaupt im Unternehmen existieren. Und dann dort anzusetzen, ob verschiedene Prozesse überhaupt nötig sind. Zweitens hilft die Festellung der Wechselwirkung und Abhängigkeit dabei, Doppelarbeiten zu vermeiden und effizienter zu werden. Lassen Sie mich dies an einem Beispiel erklären:

Wenn ein Großhandelsunternehmen Waren nur nach vorheriger Bestellung durch einen Kunden einkauft (also nicht über ein Lager verfügt), so ist es eine Doppelarbeit wenn während der Prüfung des Kaufvertrages mit dem Kunden die rechtlichen Anforderungen an das Produkt (zum Beispiel CE oder TÜV Zertifikat) geprüft werden und dies ebenfalls während des Bestellvorganges mit dem Lieferanten geschieht. Bei der genauen Ausarbeitung der Prozesse fällt dieses auf und kann effizienter gelöst werden, indem diese prüfung nur einmal stattfindet.

Somit ist die Erstellung und Ausarbeitung der verschiedenen Prozesse zwar im ersten Schritt ein Mehraufwand an Arbeit, aber hilft dauerhaft Zeit und Kosten zu sparen, die Durchlaufzeit einer Bestellung zu verkürzen und damit unter Umständen wettbewerbsfähiger zu werden.

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